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Di Maarten Rikken, Sap

Un giorno, l‘intelligenza artificiale potrebbe automatizzare attività che oggi occupano fra il 60 e il 70% del tempo dei dipendenti. Si tratta di una notevole quantità di tempo che viene “restituita”. Per utilizzarla in modo efficace, le aziende devono iniziare a pensare strategicamente a come sfruttare il nuovo aumento di produttività.

Questa è la posizione invidiabile in cui si trova ora De Agostini Publishing. Ottimizzando il processo di gestione delle fatture con l’intelligenza artificiale di Sap, l’azienda ha risparmiato circa 500 ore al mese. Aziende come De Agostini possono utilizzare questo tempo extra per aggiungere valore al proprio business e mantenere un vantaggio competitivo.

Come De Agostini utilizza l’AI

De Agostini Publishing crea prodotti collezionabili e build-up, con uscite settimanali e vendita attraverso i canali retail e on-line. Il processo di produzione richiede componenti provenienti da numerosi fornitori, il che comporta la gestione di circa 54mila fatture cartacee o in formato pdf all’anno.

De Agostini ha collaborato con il partner Digix Plus per risparmiare tempo eliminando l’elaborazione manuale delle fatture grazie alla tecnologia e all’AI di Sap. Una volta che le fatture arrivano come allegati nella casella di posta di De Agostini, l’Ai classifica i documenti, estrae e convalida i dati che vengono poi trasferiti ai sistemi appropriati, come l’Erp. Se l’AI rileva dati obbligatori mancanti, segnala l’anomalia e chiede una verifica da parte dell’operatore.

Le dashboard dei Kpi consentono a De Agostini di monitorare costantemente il numero di fatture elaborate, l’accuratezza e la velocità, la quantità di dati obbligatori acquisiti e la frequenza degli interventi manuali. “Il vero effetto ‘wow’ è arrivato quando abbiamo potuto vedere e apprezzare i Kpi relativi all’accuratezza. Ci siamo resi conto che la nuova soluzione riusciva a catturare una percentuale di testo dalle fatture compresa fra il 90% e il 95%”, ha affermato Davide Ardizio, cio di De Agostini Publishing. “Gestiamo migliaia di fatture di fornitori all’anno. Fino a poco tempo fa, le fatture venivano elaborate manualmente, rendendo la nostra contabilità dispendiosa in termini di tempo. Ora, con il 91% delle nostre fatture processate automaticamente, risparmiamo circa 500 ore ogni mese”.

Cosa fare con 500 ore in più al mese?

Se qualcuno desse al tuo reparto 500 ore in più al mese, come le impiegheresti? De Agostini sta già lavorando per migliorare ulteriormente i suoi modelli di AI. Li sta perfezionando per comprendere meglio le sfumature delle fatture dei principali fornitori e collabora con Digix Plus per aumentare la capacità di riconoscimento ed evitare che vengano tralasciate informazioni obbligatorie.

Ma oltre ai modelli, il vero valore emerge nel modo in cui i dipendenti di De Agostini possono pensare in modo più strategico e aggiungere valore al business, come ad esempio costruire solide relazioni con i fornitori o acquisire nuove competenze. Per Ardizio, l’intelligenza artificiale significa già “maggiore controllo e più tempo per le attività che generano valore reale per l’organizzazione. L’AI ha anche contribuito a creare una cultura di adattabilità e innovazione”.

Sempre più aziende si stanno spostando da attività di routine, amministrative e ripetitive verso attività che richiedono pensiero critico, creatività e capacità di risoluzione dei problemi. Secondo diverse analisi di mercato le aziende che riorganizzano i flussi di lavoro con l’intelligenza artificiale vedono migliorare il processo decisionale delle proprie persone che possono così dedicare più tempo a compiti strategici.

Ad esempio, nelle vendite, l’intelligenza artificiale può automatizzare l’invio delle e-mail per stabilire il primo contatto, registrare le note delle chiamate in un crm, pianificare riunioni e riassumere le conversazioni commerciali. L’automazione di queste attività libera tempo prezioso per costruire relazioni più profonde con i clienti, pianificare in modo più strategico o formare i membri junior del team. Nel marketing, una volta automatizzata la stesura dei diversi testi pubblicitari, degli aggiornamenti sui social media e dei report di analisi di mercato, si può dedicare più tempo a sviluppare la strategia del brand, i messaggi chiave e ottimizzare il customer journey.

Tuttavia, il valore strategico dell’AI non è un elemento scontato. Secondo uno studio, i dipendenti hanno segnalato tre sfide legate all’uso dell’intelligenza artificiale: tempo inadeguato per imparare a utilizzare lo strumento, formazione inefficace e incertezza su quando utilizzarlo. Per evitare questi rischi, è fondamentale che i leader comunichino in modo chiaro come l’intelligenza artificiale possa creare valore reparto per reparto.

Sebbene i vantaggi dell’intelligenza artificiale cambino a seconda della funzione, esiste un filo conduttore strategico comune. I dipendenti formati in modo efficace, che sanno come e quando sfruttare al meglio l’AI, avranno più tempo per pensare in modo creativo alla strategia e sperimentare nuove idee.

L’articolo L’automazione basata sull’intelligenza artificiale restituisce più tempo, ma come potresti impiegarlo? è tratto da Forbes Italia.